Las cenas de empresa de Navidad son uno de los momentos más esperados del final de año. Una oportunidad para reunir al equipo fuera del entorno habitual, celebrar los resultados conseguidos y compartir unas horas juntos antes de comenzar un nuevo año.

Pero detrás de una buena cena de empresa hay bastante más organización de la que parece.

Elegir el espacio, calcular correctamente las mesas y sillas, preparar el menaje, comprobar que los invitados estarán cómodos si hay zonas exteriores… Son pequeños detalles que conviene resolver con tiempo, especialmente en noviembre y diciembre, cuando restaurantes, espacios para eventos y empresas de alquiler tienen una mayor demanda.

Si este año te ha tocado organizarla, guarda este checklist para preparar una cena de empresa de Navidad y empieza a tachar.

1. Define cuántas personas asistirán

Antes de reservar o alquilar prácticamente nada necesitas tener una estimación del número de asistentes.

No hace falta conocer la cifra definitiva desde el primer día, pero sí contar con una aproximación que permita calcular:

• capacidad necesaria;
• número de mesas;
• número de sillas;
• cantidad de vajilla, cubertería y cristalería;
• necesidades de catering;
• espacio para actividades posteriores.

Cuando se acerque la fecha, confirma nuevamente la asistencia para ajustar cantidades.

☐ Número aproximado de asistentes
☐ Fecha límite para confirmar asistencia
☐ Número definitivo comunicado a proveedores

2. Elige dónde vais a celebrar la cena

Un restaurante es solo una de las posibilidades.

Muchas empresas organizan actualmente sus celebraciones navideñas en oficinas, naves acondicionadas, fincas, hoteles, espacios para eventos o incluso instalaciones propias.

Si el lugar no dispone de todo el equipamiento necesario, puedes recurrir al alquiler de mobiliario para eventos y adaptar el espacio a las características de la celebración.

Antes de decidir comprueba:

☐ Capacidad suficiente
☐ Accesos
☐ Baños
☐ Electricidad
☐ Calefacción
☐ Espacio para catering
☐ Zona para música o actividades
☐ Posibilidad de utilizar exteriores

3. Calcula correctamente mesas y sillas

Este punto parece evidente hasta que empiezas a organizar la distribución.

No basta con saber que acudirán 80 personas. Hay que decidir cómo quieres sentarlas.

Las mesas redondas favorecen la conversación entre los asistentes, mientras que las rectangulares permiten crear distribuciones diferentes y aprovechar determinados espacios. También pueden utilizarse mesas altas para el cóctel o recepción inicial.

Además de las mesas destinadas a los invitados, piensa si necesitarás otras auxiliares para:

☐ Catering
☐ Bebidas
☐ Regalos de empresa
☐ DJ o equipo de sonido
☐ Photocall
☐ Dulces o postres
☐ Material promocional

Uno de los errores más frecuentes al organizar eventos es calcular únicamente las mesas donde se sentarán los invitados y olvidarse de todas las demás.

4. Revisa la mantelería

Una cena navideña puede cambiar completamente simplemente eligiendo bien la mesa.

La mantelería ayuda a transformar incluso un espacio bastante neutro y permite adaptar el ambiente a la imagen que quieras transmitir.

Antes de realizar el pedido, comprueba las dimensiones y formatos de todas las mesas.

☐ Manteles
☐ Servilletas
☐ Unidades adicionales
☐ Medidas compatibles con las mesas

Si alquilas mesas y mantelería conjuntamente, será mucho más sencillo asegurarte de que las medidas son correctas.

5. Calcula el menaje por persona

Aquí empiezan los números.

Dependiendo del menú puedes necesitar varios platos, cubiertos y copas por asistente.

Haz el cálculo teniendo en cuenta tanto la cena como cualquier recepción o cóctel anterior.

Revisa:

☐ Plato principal
☐ Plato de entrante, si corresponde
☐ Plato de postre
☐ Tenedores
☐ Cuchillos
☐ Cucharas
☐ Cubiertos de postre
☐ Vasos
☐ Copas
☐ Jarras
☐ Bandejas y elementos de servicio

Y añade siempre cierto margen. En un evento pueden romperse piezas, ensuciarse antes de tiempo o necesitarse unidades adicionales.

El alquiler de vajilla, cristalería y cubertería para eventos permite disponer de grandes cantidades sin tener que comprar material que probablemente no volverás a necesitar durante el resto del año.

6. ¿Habrá cóctel antes de la cena?

Si la respuesta es sí, debes planificarlo como un pequeño evento dentro del evento.

Piensa dónde estarán los invitados mientras llegan todos y qué necesitarán.

Puede ser conveniente disponer de mesas altas, zonas donde dejar las copas, bandejas, mobiliario auxiliar y suficientes puntos de servicio.

Es también un buen momento para organizar alguna actividad, photocall o bienvenida antes de pasar a las mesas.

7. Si vais a utilizar exteriores, piensa en el frío

Diciembre y exterior pueden convivir perfectamente, pero hay que prepararlo.

Muchas cenas de empresa utilizan terrazas, jardines o patios para el cóctel inicial, para las copas posteriores o simplemente como zona complementaria.

En estos casos, el alquiler de estufas para eventos puede resultar fundamental.

No esperes a consultar la previsión meteorológica dos días antes. Si sabes que los invitados pasarán parte del evento fuera, incorpora la climatización exterior desde el principio de la planificación.

☐ Identifica las zonas exteriores
☐ Calcula dónde permanecerán los invitados
☐ Estudia las necesidades de calefacción
☐ Reserva las estufas con antelación

8. Valora una carpa si necesitas ampliar el espacio

Una carpa también puede ser una solución interesante cuando las instalaciones de la empresa o del espacio elegido se quedan pequeñas.

Puede utilizarse para crear:

• una zona de recepción;
• un espacio de cóctel;
• una zona de comedor;
• un área para actividades;
• o una ampliación temporal del recinto.

Combinar carpas y estufas para eventos de empresa permite seguir utilizando determinados espacios exteriores durante los meses más fríos.

9. No olvides los elementos menos vistosos

Son precisamente los que solemos echar de menos cuando empieza el evento.

Comprueba si necesitas:

☐ Papeleras
☐ Percheros
☐ Mesas auxiliares
☐ Bandejas
☐ Carros
☐ Utensilios de cocina
☐ Recipientes de servicio
☐ Elementos para el catering

No quedarán tan bonitos en las fotografías como la decoración navideña, pero probablemente sean bastante más importantes para que todo funcione.

10. Coordina la entrega y recogida del material

Si vas a alquilar mobiliario o menaje, no dejes la logística para el final.

Confirma previamente cuándo llegará el material, quién podrá recibirlo, dónde se descargará y cuándo se realizará la recogida.

Especialmente si la cena se celebra en las propias instalaciones de la empresa, es importante que una persona sea responsable de coordinar estos aspectos.

☐ Día de entrega confirmado
☐ Persona responsable
☐ Acceso para descarga
☐ Espacio donde guardar el material
☐ Recogida organizada

11. Reserva con tiempo: diciembre es temporada alta

Este consejo puede ahorrarte bastantes problemas.

Durante noviembre y diciembre coinciden cenas de empresa, comidas familiares, celebraciones navideñas, mercados, eventos corporativos y fiestas de final de año.

Eso significa que determinados modelos de mesas, sillas, mantelería, menaje o estufas pueden tener mucha demanda.

Si ya conoces la fecha de tu cena, no es necesario esperar a tener absolutamente todos los detalles cerrados para empezar a consultar disponibilidad.

Checklist rápido para tu cena de Navidad de empresa

Antes de dar la organización por terminada, comprueba:

☐ Fecha y horario
☐ Número definitivo de invitados
☐ Espacio reservado
☐ Distribución de las mesas
☐ Mesas auxiliares
☐ Sillas
☐ Mantelería
☐ Vajilla
☐ Cristalería
☐ Cubertería
☐ Material para catering
☐ Zona de cóctel
☐ Música o entretenimiento
☐ Estufas si utilizáis exteriores
☐ Carpa si necesitáis una zona cubierta adicional
☐ Papeleras y elementos auxiliares
☐ Entrega del material
☐ Recogida del material

¿Organizando una cena de empresa en Castilla y León?

En Alquilale podemos ayudarte a preparar el equipamiento necesario para cenas y eventos de empresa en Ávila, Valladolid, León, Salamanca, Segovia y Palencia, entre otras zonas.

Disponemos de soluciones de alquiler de mesas, sillas, mobiliario, mantelería, vajilla, cristalería, cubertería, menaje, carpas, estufas y otros elementos para eventos, tanto para empresas como para profesionales del sector.

Así, en lugar de gestionar cada elemento con un proveedor diferente, puedes centralizar buena parte del material necesario para la celebración.

Si ya tienes fecha y una estimación del número de asistentes, contacta con Alquilale y cuéntanos cómo será vuestra cena de empresa. Te ayudaremos a determinar qué material necesitas para que cuando llegue diciembre solo quede una cosa pendiente: disfrutarla.